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どう管理すればいい? 会社の備品管理のコツ

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みなさんは会社備品管理をどのように行っていますか? 会社備品管理とは、会社で日常的に使う文房具やオフィス用具などを管理し、無駄遣いや紛失を防ぐ目的で行われること。しかし備品管理をしっかり行っていない企業も多く、見えない部分で経費を圧迫していることも……。ここでは会社備品管理のコツについて考えてみましょう。

会社備品管理をしっかり行うことで得られるメリット

会社で使う備品とは、会社内にあるほとんどのものを指します。身近なものであればデスクで使う文房具などが思い当たりますが、デスクやチェア自体も備品ですし、パソコンからキーボード、マウスなど、デスク周りの品もほとんどが備品です。

さらに、資料を収納するファイルはもちろん、棚やキャビネットも備品ですし、休憩室にある給湯器や湯飲み、冷蔵庫なども備品になります。

デスクや棚などは消耗品ではないので長期にわたって使用することができますが、文房具や生活品関連の消耗品は、使えばその分だけ買い足していく必要があります。
このように、会社備品管理とはそれぞれの個数を把握しておき、常に適正在庫に保つことを目的としています。会社備品管理をすることで、既にあるものや無駄なものを買ってしまうことがなく、コストの削減に繋がっていくのです。

また、「誰がどの備品を何個持って行ったのか」などを台帳に記録することで、社員の会社備品管理に対する意識も高まるため、無駄遣いや紛失、私的流用などの防止効果も高まります。
このほかにも、備品の場所を一覧にしておけば、欲しい備品がすぐに見つかりますし、減りが早い備品や、ほとんど使用しない備品などの洗い出しも容易になります。

会社備品管理をするときのコツ

会社備品管理をするときのコツを具体的に挙げていきましょう。

会社備品管理表を作成する

まずは会社備品管理表を作成することからスタートします。ノートなどの台帳に記入する方法もありますが、エクセルなどの表計算ソフトを作ってしまうほうが、計算なども自動で行えるため便利です。まず、備品を大きくカテゴリ分けしておき、1つ1つの備品名を書き出していきます。そして出入状況と在庫数を記入できるようにしておきましょう。発注の有無や発注した数量のほか、持ち出した数量や持ち出した人なども記入できるとより効果的です。

会社備品を発注する人を決めておく

備品の発注は、1つの部署で担当者を決めておくようにしましょう。誰もが発注できる環境になってしまうと、無駄なものをたくさん買ってしまったり、重複発注をしてしまうリスクが高くなります。管理を円滑に行うためにも、発注担当者を限定するようにしましょう。

定期的に棚卸を行う

管理表や台帳を作っていても、必ず定期的に棚卸を行って在庫数を把握するようにしてください。適正な在庫数の把握や、紛失や盗難を見つけることもできます。また、全く使用されない備品を見つけることもできますから、長年使用されていない備品については思い切って処分したり今後の管理を見直すなど、効率的に会社備品管理を行うことができます。

会社備品管理ルールを社内に徹底周知する

いくら帳面上で会社備品管理を行っても、社員一人一人がルールを守らなければ運用することができません。例えば、管理者の許可のもと持ち出しを可能にするルールや、消耗品の持ち出し時の台帳記入の徹底など、会社備品の管理ルールをあらかじめ決めておき、それらを社内に徹底通知して実施してもらうことが大切です。

会社備品の経費はなかなか見えない部分でもあり、会社備品管理をしっかりと行うことでロスや無駄を減らすことができます。みなさんの企業でも上記を参考に会社備品管理を一度見直してみてはいかがでしょうか?

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