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交換した名刺が見つからない……名刺の整理方法

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みなさんは名刺の整理をどのように行っていますか。ビジネスの間では名刺交換をする機会も多く、しっかり整理を行わないと、気が付いた頃にはたくさんの名刺で溢れかえって本当に必要な名刺を見失うことも……。せっかくのビジネスチャンスを逃がさないためにも、名刺の整理は日頃からしっかり行うことが大切です。今回は名刺の整理方法について紹介します。

もらった名刺はいつ整理するべき?

名刺交換の機会が多い方ほど、誰がどんな人だったかを名刺だけで思い出すのは難しくなります。もらった名刺をそのまま名刺入れに入れっぱなしにしてしまい、何日か経ってから名刺を整理する方もいるようですが、もらった名刺はできるだけその日のうちに整理する習慣をつけるように心がけましょう。
長期の出張でその日のうちに整理するのが難しかったり、イベントなどで一度にたくさんの人と名刺交換を行う場合は、名刺をもらったらすぐ、どんな人で、どのような内容の話をしたのかを名刺の裏やノートにメモ書きしておくのがいいでしょう。また、その際にはその名刺の重要度もランク分けして記載しておきます。名刺の区分けの仕方としては、「必要」「今は不必要だが使うかもしれない」「不必要」の3つに分けることが大切です。不必要な名刺であっても、名刺交換を行ったのであれば、相手から連絡がある可能性もありますので、しばらくは保管しておくようにしましょう。これらの名刺も、帰社したら忘れないうちに、なるべく早く整理をするようにしてください。

こうしよう! 名刺の整理方法

相手からいただいた名刺を、トランプのように重ねて保管している方も見かけますが、それでは使いたいときにすぐに取り出せないので、日ごろからしっかりと名刺の整理をしておくようにしましょう。具体的な整理方法を紹介します。

名刺ホルダーの導入

名刺ホルダーは名刺をまとめて入れることができるケースです。写真のアルバムのように名刺を入れることができるファイル式の名刺ホルダーや、デスクの上においてページをめくるように名刺を収納できる回転型の名刺ホルダーがあります。カテゴリや重要度別に分けておくことで、効率的に名刺の整理が行えるいちばんスタンダードな方法です。

ノートに名刺を貼る

原始的な方法ですが、安くて効率よく名刺を整理することができ、相手の特徴や話の内容、履歴などをメモすることができます。もし会議の議事録などを取っていたのなら、議事録を書き込んだノートに名刺を貼ります。相手との進捗状況や話の内容が後から読み返せるため、連絡などのやり取りがスムーズに行え、ミスを減らせるメリットがあります。

デジタル化を行う

最近ではパソコンとスキャナを利用し名刺を読み込んでデータベースとして活用したり、スマートフォンの名刺管理アプリなどを利用して名刺を電子データ化する方も増えています。紙の名刺をめくりながら探す手間がなく、クラウドにあげておくことで出先からでも手軽に名刺データをチェックできるといったメリットがあります。ただ、データ消失などの恐れもありますので、紙の名刺も処分せずに保管するようにしましょう。

もらった名刺の処分方法

担当者が変わったり、辞めてしまった場合や、名刺をもらったけれど不必要という場合は、名刺を処分することになります。しかし名刺は個人情報ですので、そのままゴミ箱に捨ててしまうと情報漏洩のリスクがあります。名刺を処分する際は必ずシュレッダーにかけ、個人情報が特定されないようにしなければいけないということを、覚えておいてください。

名刺は整理しないと、時間とともにどんどんたまってしまいます。せっかくのビジネスチャンスを次に繋げるためにも、もらった名刺はできるだけ早く整理・保管することが大切です。上記を参考にして、名刺を整理する習慣をつけるようにしましょう。

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