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マニュアルや取扱説明書を作成するときのコツ

マニュアルや取扱説明書を作成するときのコツ

社内で作成する機会が多い冊子の一つに、業務マニュアルや取扱説明書があります。これらはしっかりとしたプランをもとに作らなければ、なかなか役立つものとはなりません。マニュアルや取扱説明書を作成するときのコツを紹介します。

良いマニュアルや取扱説明書とはどんなもの?

マニュアルや取扱説明書を作成するときは、読みやすく、分かりやすいものを作るよう心がけなければなりません。ではどんなマニュアルが読みやすく分かりやすいのか、具体的なポイントを挙げてみます。

業務全体を理解できる

業務マニュアルであれば、最初に業務全体を俯瞰できるようなリードとなるパートが必要です。そこに業務の目的、概要、作業全体のフロー図などを掲載します。いきなり各論に入るのではなく総論から始めることで、全体像をつかみやすくするということです。

これは取扱説明書も同じです。最初に製品なら製品の概要や特徴、これから説明することの全体の流れなどを記載しましょう。

チェックリストがついている

業務の手順を説明する本文ごと、あるいはマニュアルの最後のまとめとして、チェックリストをつけましょう。チェックリストがあることで、作業の正確性がアップします。これは取扱説明書も同様です。

業務フローだけではなく、コツも合わせて掲載されている

業務フローが分かるだけでなく、ちょっとしたコツや心構えも掲載しましょう。その分、親切な内容になり、注意喚起にもつながります。取扱説明書も同様です。

最新の情報がきちんと掲載されている

業務マニュアルでも取扱説明書でも、古い情報に基づいたノウハウを載せたままにしておけば、業務や製品の使い方に悪影響が及ぶ可能性があります。新しい情報は逐次書き換えや書き加えをしましょう。必要な情報はいち早く、フレキシブルに、マニュアルや取扱説明書に反映させることを心がけてください。

マニュアルや取扱説明書を作成するときのコツ

次に、マニュアルや取扱説明書を作成する際のコツとして、どのような方法で制作を進めていけば良いのかを説明します。

業務マニュアル作成チームを作る

マニュアルを1人の担当者で作成するのはおすすめできません。作成チームを作って執筆する担当パートを分け、それとは別に原稿をチェックしてまとめる編集役も決めましょう。そのほうがしっかりとした内容、スケジュールで制作できます。3人程度の少人数でも良いので、チームで制作する体制を整えましょう。

マニュアルに記載する内容、範囲を決める

業務マニュアルは、業務についてどこからどこまでを記載するかという範囲を明確に決めておく必要があります。そのためには最初にマニュアル全体の構成を決める必要があります。どのページにどんな内容を掲載するかを決めることを台割といいます。この台割がしっかりしていれば、内容と範囲が明確になり、制作作業がしやすくなります。

取扱説明書も台割を作ることは重要です。何をどんなページ構成で載せるのか、最初にプランを立てましょう。台割はあとから必要に応じて変えることもできます。

業務内容を把握、実際に業務に関わるメンバーにヒアリングをする

業務マニュアルは、実際にその業務に関わっているメンバーにヒアリングし、どのような内容が求められているのか、ミスしやすいところはどこなのか、文章で説明したほうが分かりやすいのかイラストや写真が必要なのか、といったことを把握しておきましょう。

マニュアル作成後、メンバー内で確認する

マニュアルの原稿ができたら、チーム内でチェックするだけでなく、再びメンバーに見せて確認を取ることも忘れずに。ニーズに合ったマニュアルを作成するためには、こうした確認作業をしっかりと行うことも欠かせません。

最後に、マニュアルや取扱説明書は印刷所に依頼して、しっかりとした印刷物として仕上げることをおすすめします。ネット印刷ドットコムではマニュアル、取扱説明書の印刷も承っております。ぜひご活用ください。

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