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いつまでにどうやって送る? 展示会の案内状を送る方法

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展示会に参加・出展する際、有効な広報手段となるのが案内状です。いつ、どんな内容のものを送れば良いのか、展示会の集客に直結する案内状を送る方法について解説します。

展示会の案内状を送る理由

参加企業が多く集まる業界の展示会では、基本的に主催者が集客を行います。事前に情報収集をしている来場者は、主催者による告知や案内状を見て、どのブースを見るか大体の目星をつけて会場に足を運ぶことになるでしょう。

しかし、だからといって展示会に参加・出展する会社が案内状を送っていけないわけではありません。
むしろ、出展会社から個別に案内状が届けば、来場しようとしている人の印象に強く残るはずです。他社も同じように案内状を送っている可能性を考えれば、案内状を送らない会社は、その時点で集客の機会を潰してしまっていることになります。

出展会社はしかるべきタイミングで案内状を送って、自社の出展について積極的に周知を図ることが重要です。

展示会の案内状を送るタイミングと送る範囲

案内状はいつ送るのが効果的なのでしょうか。他社に先駆けて早いうちに……とは言っても、1カ月以上前から送っても当日までに忘れられてしまう恐れがあります。逆に、1週間前ではすでに予定が決まっている可能性があります。

そこで通常は2週間前を目安に発送するのがセオリーと言われています。しかし、他社とタイミングが重なるのを回避するために、やや早い3週間前に送ることをおすすめします。自社のWebサイトやSNSなどではもう少し早くから告知をしておくのも良いでしょう。

送る範囲はどうでしょうか。既存の顧客はもちろん、メールマガジン登録者などリードを獲得している見込み客も対象に入れるべきです。

また、サイトやSNSによる告知で反応があった相手、顧客や繋がりのある人からの紹介で情報を得た相手など、新規の潜在的な見込み客にもアプローチしたいところです。例えば、展示場の案内を送ることだけで、新商品の存在をPRすることに繋がります。なるべく広い範囲を対象に送るようにしましょう。

展示会の案内状を送るときの例文

展示会の案内状は、自社の展示のアピールポイントが分かりやすく書かれていること、日時や場所が見てすぐに分かるように記述してあることを意識して作成すべきです。以下、例文を挙げてみましょう。

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                          平成◯年◯月◯日

株式会社○○○○
営業部長 ○○○○様

                          株式会社○○○○
                         代表取締役 ○○○○

             展示会開催のご案内

拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご愛顧をいただき厚くお礼申し上げます。

 さてこのたび弊社では、下記の要領にて、「○○○○ショウ 2017」に参加出展する運びとなりましたので、ご案内申し上げます。

 今展示会におきましては、弊社の新商品「○○○○」を初公開し、専門スタッフによるデモンストレーションを行ってその特徴を詳細に解説します。また、実際に商品を手に取ってその魅力をご体感いただける機会もご用意しております。

 つきましてはご多用とは存じますが、ぜひともご来場賜りますようご案内申し上げます。
                                敬具

                記

1.展示会名 「○○○○ショウ 2017」(主催 ○○○○)
2.開催期間 平成○年◯月◯日(◯) 午前10時より17時まで
3.会  場 ○○区○○ホール
       東京都○○区○○ 4-7-8
       ○○線○○下車徒歩3分
       TEL **-****-****
4.場  所 ブース A-105
5.その他  詳しくは、弊社HP(URL、QRコードなど)をご覧ください。

                                以上

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展示会を意義あるものにするために、案内状は必ず送るようにしましょう。そしてその内容は、分かりやすく、しかし他社との差別化を図ることを考えて作成するのがおすすめです。

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