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展示会の来場者にお礼メールを送るときのポイント

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展示会のブース装飾は何をポイントに、どのようにして決めていけば良いのでしょうか。ここでは初めて展示会にブースを出展するケースを想定して、ブースを装飾するときに押さえておくべきポイントについて解説します。

ブース装飾の重要性

展示会においてブースとして割り当てられた空間は、イベント規約に反しない限り出展者が自由に使用することができます。通常はそこにブースを設置し、カラーを統一し、パネルや看板をレイアウト、各種ディスプレイ用品も使用しながら装飾を施していきます。

こうした装飾がブースに必要な理由は何でしょうか。もしも何も装飾がなければ、ブースはただ展示台と商品が並んでいるだけの場所になってしまいます。一目では何のための場所なのかも分からないでしょう。何の案内もない簡素なだけのブースは、もしも置いてある商品が気になったとしても近くに寄りづらいはずです。ブースにおける装飾は、来場者の目を引きつけ、足を止めさせ、そこに何があるのかを知らしめるためのものです。

ブースの装飾の決めかた

では、ブースの装飾はどのようして決めていくのでしょうか。装飾を決めていく流れを紹介します。

ブースのコンセプトを明確にする

最初に行うのは、何をどのように見せるブースなのかというコンセプトを明確にすることです。どんな人に訴求したいのかというターゲットも定めましょう。あれもこれもと欲張って盛り込むよりは、ブースのコンセプトや目的は、ある程度絞ったほうが分かりやすいものになります。

大まかなデザインを決める

詳細な設計は装飾を依頼する会社に任せるとして、ブースの大まかなデザインは自社で考えましょう。限られたスペースの中でどんなレイアウトにすればコンセプトを表現できるのか、アイデアを練っていきます。基本的な考え方としては、入口に気を引くものを置き、関心を持ってもらえたらブースに引き入れ、もっと情報を欲する人や商談のための滞在スペースがあり、そこまで到達しなかった人はパンフレットなどを受け取って出口に向かうことができる……といった導線を作ります。入口だけでなく、出口もしっかりと作り込むのは、来場者に安心感を持って足を踏み入れてもらうためです。入口と出口を大きく作ることで、開放感も演出できます。来場者は誰しも「無駄に捕まりたくない」と思っているものなので、気軽に立ち寄りやすいブースにすることを心がけます。また、ブース全体をどんなカラーで統一するかも決めましょう。

装飾内容、ディスプレイ用品を決める

デザインとレイアウト、カラーが固まったら、ブースにどのような装飾を施すかを決めます。キャッチコピーを載せるパネルや、ロゴや商品名を入れたバックボード、看板類はオーダーして作ります。また、映像を映すモニター、フロアマット、タペストリー、テーブルクロス、バナー、のぼりなど、どんなディスプレイ用品を使用するかも決めていきます。

ブース装飾を依頼する会社の選び方

ブースの装飾と設営は専門の会社に依頼することになります。選ぶポイントはまず、ブースのコンセプトやデザインを伝えたときにどの程度、親身に相談に乗ってくれるかです。できる、できないだけではなく、どのようにしたらそれが実現するか、できない場合はどのような代案が考えられるかといった提案やアドバイスをしてくれる会社であれば安心できるでしょう。

もっと理想を言えば、打ち合わせを繰り返して一緒に装飾を考えてくれ、進捗状況を正確に報告してくれるような会社が信頼できる会社です。展示会のブースは企業の顔となるものなので、初回から会社に丸投げしてしまうのはおすすめしません。こちらの意見に耳を傾けてくれて、一緒に作るという意識で取り組みたいところです。

また、予算と納期に関しても、あとから齟齬が生まれるようなことがないよう、注文が確定する前に明確に提示してもらうようしっかり要求しましょう。

ブース装飾は、誰に何を訴求したいのかというコンセプトや目的をしっかりと固めること、そして信頼できる装飾会社に相談をすることが重要なポイントです。展示会で多くの来場者にブースに立ち寄ってもらうために、十分に納得のいく装飾を施しましょう。

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